九転十起女和花の気まぐれお仕事日記

前ブログ「九転び十起き」から引き続き、独身アラフィフ非正規社員の仕事にまつわるお話を中心に綴っていきます

転職2週目 難関の電話に挑む

先週は、初めて5日間通しで働きました。途中、最高気温がマイナスの真冬日もあったりしたけど(半端なく寒かったけど、靴下用カイロで救われた)、何とか無事に働けました。

慣れない事で体も疲れますが、やはり精神的に疲れているからか、夜眠りが浅くて、不眠に拍車が掛かっています。油断すると、昼にパソコン業務を覚えているのですが、その時に睡魔が襲ってくる事が時々あります。

1日の仕事の流れとしては、午前中はメール便の仕分けと発送業務、午後はピッキングと梱包業務になります。これらの作業はいずれも経験があるので、扱うものは違えど、製品の種類を覚えて、コツを掴めば何とかこなしていけそうな気がします。

難関、というか問題は、それに付随するパソコン業務と、電話でのやり取りです。特に電話は、過去に短期間で事務の仕事をしたときに、ほんの少しだけ経験がある程度で、ほぼ初心者。しかも、普段から大の電話嫌いで、携帯が世の中に出始める前までは、友達からの電話でさえ苦手で、きっと今で言う電話恐怖症のようなものでしょうね。だから、これまで事務の仕事は極力避けてきました(電話の他にも、事務の作業って臨機応変さを求められるので私には向いていない)。

それが、今の仕事では、電話の取り次ぎをしなくてはいけません。今の職場には、私を含めて4人しかおらず、私以外は全員男性。普段は、誰かしら事務所にいるので、いる人が取っていると言う感じですが、週に2回、午前中に得意先から、パレットで大量の荷物が届く日があり、その時男性陣は、全員その仕事に掛かりきりになります。すると、その時間帯は私が電話を取らなくてはなりません。

早速先週水曜と金曜の午前中、仕分けの作業をしながら、電話の取り次ぎもしました。…初めて電話を取った時は、もうパニックで、社名はうまく言えないし、相手方の名前は聞き取れないし、それでもとにかく、相手方の名前と用件だけは聞いて、最後までパニクりながら、何とか電話を切りました。

前の会社では、内線電話はよく取り次いでいたのですが、内線の時って、相手が社内の人なので、「お疲れ様です」と声掛けしますよね。外線の時は「お世話になっております」と言わなくてはならないのに、ついその時の癖で「お疲れ様です」と言ってしまったり。もう、自分でも何が何だか分からず、「あーやっちゃった💧」と言う感じでしたね。その日はその1件のみで済みました。2回目は、1回目よりは余裕がありましたが、この日は3件の電話があり、催促、伝言、個人の呼び出しと様々なバリエーションの電話を取りました。この時は相手方が、聞いたことのあるお客様ばかりだったので、少し落ち着いて対応出来ましたが、それでも内心ドキドキものでした。

面接の時に、電話対応があると聞いていたので、自分なりに何とかしたいと思っていました。そんな時、図書館でたまたま、私のような電話応対に苦手意識を持った人向けの本を見つけたのです。こういう時にどう言った対応をすればいいかを、とても分かりやすく書かれていて、その中で「これって使いそうだな」と思った文面をコピーしたりメモしたりしたのです。それが本当に役に立ちました。

まずは、電話を取るときに、ウチの会社では「お電話ありがとうございます。◯◯(社名)の△△(自分の名前)でございます」と取り次ぐのですが、それをメモ帳の1番前に大きく書いて、電話に出るとき、それを見ながら対応しています。本当は良くないのでしょうが、まず社名が長い上に、カタカナとアルファベットの羅列(今時の社名とも言えます)で、咄嗟に出てこないのですよ。更に滑舌悪いし、うまく言えなくて。人がいると恥ずかしいけど、誰もいないのをいい事に、堂々とやっています。

入社してから、他の社員さんの対応も参考にしていますが、皆さん淀みなくサラッと話しているんですよね。あと、前社で1人、電話応対のいい事務員さんがいたのです。凄く落ち着いた声で、かつ的確で簡潔に、内容を分かりやすく伝えていたんですよ。それがとても感じ良くて、こういう電話応対ができる人っていいなと思っていたのです。そこに至るまではまだまだ遠いですが(多分無理だけど)、目標にしたいです。

ただ、基本的にずっと机に座って電話を取ると言う仕事ではないので、あまり囚われないようにしたいなと思っています。普段、パソコン業務をするデスクには電話が置いてないし、社内には事務所と倉庫に1台ずつしかなく、頻度もそんなに多くない気がします(ただ、何故か掛かってくる時は、集中して掛かってくる)。

ちなみに、私が参考にした本は、「電話応対これができればOKです」直井みずほ著、です。色んなシチュエーションでの対応の仕方が書いてあるので、こう言う場合、どう言えばいいのか分からない時に、参考になると思います。同じように電話応対で悩んでいる人に、是非オススメしたい。

この本にも書いてありますが、まずは場数を踏む事、つまり少しでも多く経験することですね。そうすることで、相手方の情報とか、この会社はどう言った条件で電話をしてくるのか、とか細かい事も分かってくると思うので。私の場合、まずは出だしを、メモを見ずに淀みなく言えるようになる事ですね。かなり滑舌が悪い自覚があるので、まだしばらく掛かりそうですが、それまではメモにお世話になるつもりです。

今回は電話の話になりましたが、パソコン作業にも苦戦しています。こちらはまだまだ勉強中ですが、かなり複雑で、一体いつになったら1人立ち出来るのやら。これについては、また後日改めて書きます。

しばらくは、このように週末に、日々の状況を更新したいなと思っています。今週は嬉しい給料日♫今月は、前派遣会社からの最後の給料+現会社の2日分の給料です。後者は多分微々たるもので、恐らく社会保険料などで消えるでしょう。今年は住民税分も立て替えなくては。

さて、今週も頑張るぞ。寒くないといいけど。